FAQs for Civic Studios Policy on Prevention of Sexual Harassment (POSH)

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1. What is sexual harassment at the workplace?

Sexual harassment is a form of sexual violence which happens at your workplace. It refers to physical, verbal, non-verbal and/or digitally mediated advances which are sexual in nature and are made non-consensually.

Some examples of sexual harassment include showing or sharing pornographic material, touching or groping someone, making sexually colored remarks about someone’s appearance or body type without their consent, sending sexually inappropriate emails or messages, lewd or suggestive gesturing, or staring at someone in a manner that makes them uncomfortable.

2. What is a workplace?

All spaces that you visit during the course of your work will be counted as a workplace, including but not limited to your physical office, clients’ offices, work commute vehicles, as well as other venues that you may visit during the course of your employment. This includes both physical as well as virtual spaces such as Google / Zoom meetings and Watsapp groups.

3. Who can file a complaint?

Any person who is an employee of the Civic Studios team (full time or contractual) against whom the incident of sexual harassment has happened, or someone who is not an employee but harassed by a Civic Studios employee or on the Civic Studios premises, can file a complaint of sexual harassment.

There are a few instances where others can file a complaint on behalf of the complainant as well – provided that the explicit and written consent of the aggrieved person or their legal representative is taken.

The Act only recognises cis-gendered women as aggrieved but the internal policy at Civic Studios accepts claims of sexual harassment by all members, irrespective of their gender.

However, owing to the POSH Act 2013 only recognising cis-gendered women as aggrieved persons, these complaints will not fall within the purview of, or be governed by, the PoSH Act. They shall be a matter of internal company policy.

4. Who can I file a complaint against?

You can file a complaint against a person of any gender who is an employee of the Civic Studios team (full time or contractual), or even an employee of another company or a complete stranger who is present on the Civic Studios premises. In all such cases, the IC at Civic Studios can register and hear your complaint.

5. How do I file a complaint?

Civic Studios has a guiding grievance redressal form which has to be completed and shared with the presiding officer. You can either fill this form online at https://bit.ly/poshcsform, or send this document in both via email to poshatcs@gmail.com or even as a post to the presiding officer. The details of the presiding officer can be found below.

6. What are options and remedies available to me as a complainant, i.e. the person who is filing the complaint?

As a complainant, you have the right to choose between opting for the informal process (conciliation) or the formal process (inquiry).

If you choose to engage in the informal process and the respondent fails to abide by the obligations of the conciliation agreement entered into, then you have the option to initiate the formal process.

The IC’s role in the informal process is more restricted when compared to their role in the formal process.

7. What is an Internal Committee?

The Sexual Harassment of Women (Prevention, Protection and Redressal) Act, 2013 mandates that all workplaces with over 10 employees should constitute an Internal Committee to listen to and address complaints of sexual harassment at the workplace. In addition to settling complaints, members of the IC are also responsible to make suitable recommendations to enhance the safety and wellbeing of the workplace against sexual harassment.

The following members serve on the Civic Studios Internal Committee.

In some cases where the complainant or respondent is an employee of another company, then a complaint can be filed with their IC as well. There is also an option to set up a joint IC consisting of members both from the IC at Civic Studios as well as members of the IC at the other organization.

Please note that if the complainant or respondent are not part of Civic Studios team, we will follow due process but they are not obliged to comply.

8. What should I keep in mind while filing a complaint?

A complaint for sexual harassment has to be made within 3 months of the incident having taken place. In very rare cases and with special reasons, an extension of an additional 3 months may be granted by the Internal Committee (IC).

It is advised to maintain a digital and a physical copy of the complaint, names and details of witnesses as well as any other information that is intended to be used as evidence in the case.

Once you have submitted the complaint, make sure to receive a written acknowledgement of the same from the IC.

9. What are my rights as a respondent in a case, i.e. a person against whom a complaint of sexual harassment has been raised?

In addition to the rights that are part of the principles of natural justice, the respondent has the following rights:
a) The right to receive copies of the complaints, orders and judgments made by the IC;
b) The right to reply to any of the allegations made against youthe respondent in a satisfactory manner; and,
c) The right to appeal against the decision of the IC if required.

10. What if the complaint filed against me is false?

In case you wish to file a complaint stating that a false complaint has been filed against you, the process for it will be the same as the process for determining the outcome of a sexual harassment complaint as well. A mere inability to prove guilt is not sufficient to prove the falsity of the complaint.

11. What are the values guiding the functioning of the IC?

Even though the IC enjoys flexibility in how they want to conduct their proceedings they have to follow the three principles of natural justice. These are the rights accorded to all employees who are party to an investigation under the IC :
a) The right to notice – the right to know about the stage of proceedings and next steps.
b) The rule against bias – the right to ensure that all members of the IC are unbiased.
c) The right to a fair hearing – the right to be given a fair chance of hearing before a decision is made.

12. Can I still file a complaint with the police or take legal action if I have approached the IC at Civic Studios?

Yes, the option to file a complaint with the police and initiate criminal proceedings continues to exist even after the proceedings under the internal anti-sexual harassment policy have been initiated. The IC can assist in this process of filing the complaint, and also providing referrals for independent lawyers.

13. I want to file a complaint against the employer, who should I go to?

If you want to file a complaint against the employer, then you are required to file a complaint with the Local Complaints Committee (LCC) instead of the IC. You can enquire with the IC on the process and any required assistance.

14. I am unhappy with the findings of the ICC, what can I do next?

If you are unsatisfied with the findings of the IC, you have the option of appealing the decision within 90 days from the date of the decision of the IC was made known to you. This appeal can be filed in the relevant court or tribunal notified by law.

In case you wish to make a formal complaint against the IC or members specifically, you can write to the HR manager or the head of the organization.

Also, if you are not a cis gendered woman filing the complaint, and you are not satisfied with the findings or recommendation of the IC, you will not be able to appeal in an appropriate court or tribunal. The process of appeal is extended only to cis-gendered women. However, you will be able to put forth an appeal through an independent lawyer under other relevant laws and provisions of the Indian Constitution.

15. I am afraid that by filing a complaint, I will become the subject of office gossip. Do I have a right against this?

Yes. Both parties to proceedings under this law have the right to confidentiality. This means that any and all information relevant to the case such as contents of the complaint made, identity and addresses of the parties and the witnesses and specific details about the outcomes of the case cannot be made public by the complainant, the respondent or any member of the IC committee. However, the organisation is allowed to share information about decisions in some cases after ensuring that no identifiable information is contained therein.

16. Will I get into trouble for being in a consensual romantic / sexual relationship at work?

You will not get into trouble for being in a consensual relationship with any of your colleagues. However, if it has potential to violate other employees’ work environment, for e.g. a direct reporting relationship that could lead to favoritism, it is suggested to keep the management informed of the same.

Also if you are in a consensual relationship with a colleague, and they have harassed you in the confines of the relationship, the IC may be open to investigate the matter if it is within their jurisdiction, as it could impact the health of the working environment of the people involved.

17. If I was harassed at an informal gathering with the team, will I be able to submit a complaint to the IC?

A recent notification passed by the Maharashtra Government identifies the Mumbai Industrial Court to be the right forum where appeals against orders passed by the Internal Committee can be made.

A workplace includes any place visited by the employee arising out of or during the course of employment, including transportation provided by the employer for the purpose of commuting to & from place of employment.

However, in the event of an unofficial private gathering, where there has been no formal invitation by the workplace, it will not be considered as a workplace.

If you have been harassed in such an informal gathering, the IC may be open to investigate the matter if the incident could impact the health of the working environment of the people involved.

18. What does the investigation process for a complaint look like?

19. What does the process under the POSH Act look like?

सदस्यों के लिए – अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

काम की जगह पर यौन उत्पीड़न की रोकथाम (POSH)

1. काम की जगह पर यौन उत्पीड़न क्या है?

यौन उत्पीड़न यौन हिंसा का एक रूप है जो आपके कार्यस्थल पर होता है। यह शारीरिक, मौखिक, गैर-मौखिक और/या डिजिटल रूप के माध्यम से किए गए कार्यों को संदर्भित करता है जो लैंगिक प्रकृति के होते हैं और गैर-सहमति से किए जाते हैं।
यौन उत्पीड़न के कुछ उदाहरणों में अश्लील सामग्री दिखाना या भेजना, किसी को छूना या पकड़ना, किसी की सहमति के बिना उसके आकार या शरीर के प्रकार के बारे में लैंगिक रूप से टिप्पणी करना, लैंगिक ईमेल या संदेश भेजना, भद्दे इशारे करना, या किसी को इस तरह से घूरना शामिल हैं, जिससे वे अच्छा महसूस ना करे।

2. कार्यस्थल या काम की जगह क्या है?

आपके काम के दौरान आप जिस किसी स्थान पर जाएँगे, उन सभी जगहों को एक कार्यस्थल के रूप में गिना जाएगा, जिसमें आपके भौतिक कार्यालय, ग्राहकों के कार्यालय, वाहन जिसमें आप काम पर आते है, साथ ही साथ अन्य स्थान भी शामिल हैं, जहां आप अपने काम के दौरान जा सकते हैं। इसमें भौतिक और साथ ही आभासी स्थान शामिल हैं जैसे गूगल / ज़ूम मीटिंग और व्हाट्सएप समूह।

3. शिकायत कौन दर्ज कर सकता है?

कोई भी व्यक्ति जो सिविक स्टूडियोज टीम का कर्मचारी है (पूर्ण-समय या अनुबंध के तौर पर), जिसके खिलाफ यौन उत्पीड़न की घटना हुई है, या ऐसा कोई व्यक्ति जो कर्मचारी नहीं है, लेकिन सिविक स्टूडियोज के कर्मचारी द्वारा या सिविक स्टूडियोज परिसर के अंदर उसे परेशान किया गया है, वह यौन उत्पीड़न की शिकायत कर सकता है।

ऐसे कुछ उदाहरण हैं जहां जाह दूसरे कोई शिकायतकर्ता की ओर से भी शिकायत दर्ज कर सकते हैं – बशर्ते कि पीड़ित व्यक्ति या उनके कानूनी प्रतिनिधि से स्पष्ट और लिखित सहमति ली गई हो।

अधिनियम केवल महिलाओं को पीड़ित के रूप में मान्यता देता है, लेकिन सिविक स्टूडियोज की आंतरिक नीति सभी सदस्यों द्वारा यौन उत्पीड़न के दावों को स्वीकार करती है, चाहे वे किसी भी लिंग के क्यों न हो।

हालांकि, POSH अधिनियम 2013 केवल महिलाओं को पीड़ित व्यक्तियों के रूप में मान्यता देता है, ये शिकायतें ना ही PoSH अधिनियम के दायरे में आएंगी और ना ही इसके द्वारा शासित होंगी। वे कंपनी के आंतरिक नीति के विषय होंगे।

4. मैं किसके खिलाफ शिकायत दर्ज कर सकता हूँ?

आप किसी भी लिंग के व्यक्ति के खिलाफ शिकायत दर्ज कर सकते हैं जो सिविक स्टूडियोज टीम का कर्मचारी है (पूर्ण-समय या अनुबंध के तौर पर), या जो किसी अन्य कंपनी का कर्मचारी है या एक अजनबी जो सिविक स्टूडियोज परिसर में मौजूद है। ऐसे सभी मामलों में, सिविक स्टूडियोज में आईसी आपकी शिकायत दर्ज कर सकता है और सुन सकता है।

5. मैं शिकायत कैसे दर्ज करूं?

सिविक स्टूडियोज में एक शिकायत निवारण फॉर्म होता है जिसे पूरा करने के बाद अधिकारी को भेजा जाना चाहिए। आप या तो इस फॉर्म को https://bit.ly/poshcsform पर ऑनलाइन भर सकते हैं या इस दस्तावेज़ को ईमेल के माध्यम से poshatcs@gmail.com पर या अधिकारी को एक पोस्ट के रूप में भेज सकते हैं। अधिकारी के बारे में ज़्यादा जानकारी नीचे दी गयी है।

6. शिकायतकर्ता, अर्थात वह व्यक्ति जो शिकायत दर्ज कर रहे है, के रूप में मेरे पास क्या विकल्प और उपाय उपलब्ध हैं?

एक शिकायतकर्ता के रूप में, आपको अनौपचारिक प्रक्रिया (समाधान) या औपचारिक प्रक्रिया (जांच) में से चुनाव करने का अधिकार है।

यदि आप अनौपचारिक प्रक्रिया में शामिल होना चाहते हैं और प्रतिवादी समझौते के दायित्वों का पालन करने में विफल रहते है, तो आपके पास औपचारिक प्रक्रिया शुरू करने का विकल्प होता है।
अनौपचारिक प्रक्रिया में आईसी की भूमिका, औपचारिक प्रक्रिया की तुलना में अधिक प्रतिबंधित होती है।

7. एक आंतरिक समिति क्या है?

महिलाओं का यौन उत्पीड़न (रोकथाम, संरक्षण और निवारण) अधिनियम, 2013 कहता है कि 10 से अधिक कर्मचारियों वाले सभी कार्यस्थलों को कार्यस्थल पर यौन उत्पीड़न की शिकायतों को सुनने और उनका समाधान करने के लिए एक आंतरिक समिति का गठन करना चाहिए। शिकायतों को निपटाने के अलावा, आईसी के सदस्य यौन उत्पीड़न के खिलाफ कार्यस्थल की सुरक्षा और हालात बेहतर बनाने के लिए उपयुक्त सिफारिशें करने के लिए भी जिम्मेदार हैं।

निम्नलिखित लोग सिविक स्टूडियोज आंतरिक समिति के सदस्य हैं।

कृपया ध्यान दें कि यदि शिकायतकर्ता या प्रतिवादी सिविक स्टूडियोज टीम का हिस्सा नहीं हैं, तो हम उचित प्रक्रिया का पालन करेंगे लेकिन वे उसे अनुपालन करने के लिए बाध्य नहीं हैं।

8. शिकायत दर्ज करते समय मुझे क्या ध्यान रखना चाहिए?

यौन उत्पीड़न की शिकायत, घटना होने के 3 महीने के अंदर की जानी चाहिए। बहुत ही कम मामलों में और विशेष कारणों से, आंतरिक समिति (आईसी) द्वारा अतिरिक्त 3 महीने का एक्सटेंशन दिया जा सकता है।

यह सलाह दी जाती है कि शिकायत, नाम और गवाहों के विवरण के साथ-साथ मामले में सबूत के रूप में उपयोग की जाने वाली किसी भी अन्य जानकारी की एक डिजिटल और एक भौतिक कॉपी बनाए रखें।

एक बार शिकायत जमा करने के बाद, आईसी से इसकी लिखित पावती को प्राप्त करना सुनिश्चित करें।

9. एक मामले में प्रतिवादी, अर्थात, एक व्यक्ति जिसके खिलाफ यौन उत्पीड़न की शिकायत की गई है, के रूप में मेरे क्या अधिकार हैं?

उन अधिकारों के अलावा जो प्राकृतिक न्याय के सिद्धांतों का हिस्सा हैं, प्रतिवादी के पास निम्नलिखित अधिकार हैं:

क) आईसी द्वारा की गई शिकायतों, आदेशों और निर्णयों की कॉपीयाँ प्राप्त करने का अधिकार;

ख) प्रतिवादी पर आपके खिलाफ लगाए गए किसी भी आरोप का संतोषजनक तरीके से जवाब देने का अधिकार; और,

ग) यदि आवश्यक हो तो आईसी के निर्णय के खिलाफ अपील करने का अधिकार।

10. क्या होगा अगर मेरे खिलाफ दर्ज शिकायत झूठी है?

यदि आप यह कहते हुए शिकायत दर्ज करना चाहते हैं कि आपके खिलाफ एक झूठी शिकायत दर्ज की गई है, तो इसकी प्रक्रिया एक यौन उत्पीड़न शिकायत के परिणाम को निर्धारित करने की प्रक्रिया के समान होगी। शिकायत को झूठा साबित करने के लिए केवल अपराध साबित ना कर पाना, पर्याप्त नहीं है।

11. आईसी के कामकाज का मार्गदर्शन करने वाले मूल्य क्या हैं?

भले ही आईसी को अपनी कार्यवाही का संचालन अपने तरीक़े से करने की छूट है, फिर भी उन्हें प्राकृतिक न्याय के तीन सिद्धांतों का पालन करना होगा। ये सभी कर्मचारियों को दिए गए अधिकार हैं जो आईसी के तहत जांच के पक्षकार हैं:

क) नोटिस का अधिकार – कार्यवाही के चरण और अगले चरणों के बारे में जानने का अधिकार।

ख) पूर्वाग्रह के खिलाफ नियम – यह सुनिश्चित करने का अधिकार कि आईसी के सभी सदस्य निष्पक्ष हैं।

ग) निष्पक्ष सुनवाई का अधिकार – निर्णय लेने से पहले सुनवाई का उचित मौका दिए जाने का अधिकार।

12. अगर मैंने सिविक स्टूडियोज में आईसी से संपर्क किया है, तो भी क्या मैं पुलिस में शिकायत दर्ज कर सकता हूँ या कानूनी कार्रवाई कर सकता हूँ?

हाँ, आंतरिक यौन उत्पीड़न विरोधी नीति के तहत कार्यवाही शुरू होने के बाद भी पुलिस में शिकायत दर्ज करने और आपराधिक कार्यवाही शुरू करने का विकल्प मौजूद है। आईसी शिकायत दर्ज करने की इस प्रक्रिया में सहायता कर सकता है, और स्वतंत्र वकीलों के लिए परामर्श भी प्रदान कर सकता है।

13. अगर मैं नियोक्ता के खिलाफ शिकायत दर्ज करना चाहता हूं, तो मुझे किसके पास जाना चाहिए?

यदि आप नियोक्ता के खिलाफ शिकायत दर्ज करना चाहते हैं, तो आपको आईसी के बजाय स्थानीय शिकायत समिति (एलसीसी) के पास शिकायत दर्ज करनी होगी। आप इस प्रक्रिया और किसी भी आवश्यक सहायता के बारे में आईसी से पूछताछ कर सकते हैं।

14. अगर मैं आईसीसी के निष्कर्षों से नाखुश हूं, तो मैं आगे क्या कर सकता हूं?

यदि आप आईसी के निष्कर्षों से असंतुष्ट हैं, तो आपके पास आईसी के निर्णय से आपको अवगत कराए जाने की तारीख से 90 दिनों के भीतर निर्णय के खिलाफ अपील करने का विकल्प है। यह अपील कानून द्वारा अधिसूचित संबंधित अदालत या न्यायाधिकरण में दायर की जा सकती है।

यदि आप विशेष रूप से आईसी या सदस्यों के खिलाफ औपचारिक शिकायत दर्ज करना चाहते हैं, तो आप मानव संसाधन प्रबंधक या संगठन के प्रमुख को लिख सकते हैं।

इसके अलावा, यदि आपने शिकायत दर्ज की है और आप महिला नहीं हैं, और आप आईसी के निष्कर्षों या सिफारिश से संतुष्ट नहीं हैं, तो आप उपयुक्त अदालत या न्यायाधिकरण में अपील करने में सक्षम नहीं होंगे। अपील की प्रक्रिया केवल शिकायत दर्ज कराने वाली महिलाओं तक ही विस्तारित होती है। हालांकि, आप भारतीय संविधान के अन्य प्रासंगिक कानूनों और प्रावधानों के तहत एक स्वतंत्र वकील के माध्यम से अपील करने में सक्षम होंगे।

15. मुझे डर है कि शिकायत दर्ज कराने से कहीं मैं ऑफिस गॉसिप का विषय न बन जाऊं। क्या मेरे पास इसके खिलाफ कोई अधिकार है?

हां। इस कानून के तहत कार्यवाही के लिए दोनों पक्षों को गोपनीयता का अधिकार है। इसका मतलब यह है कि मामले से संबंधित कोई भी जानकारी जैसे शिकायत की सामग्री, पार्टियों और गवाहों की पहचान और पते, और मामले के परिणामों के बारे में विशिष्ट विवरण शिकायतकर्ता, प्रतिवादी, या आईसी समिति के किसी भी सदस्य के द्वारा सार्वजनिक नहीं किए जा सकते हैं। हालांकि, संगठन को यह सुनिश्चित करने के बाद कुछ मामलों में निर्णयों के बारे में जानकारी साझा करने की अनुमति है कि उसमें कोई पहचान योग्य जानकारी शामिल नहीं है।

16. क्या कार्यस्थल पर सहमति से रोमांटिक/यौन संबंध रखने के कारण मुझे परेशानी होगी?

आप अपने किसी सहकर्मी के साथ सहमति से संबंध बनाने के लिए परेशानी में नहीं पड़ेंगे। हालांकि, अगर इसमें अन्य कर्मचारियों के काम के माहौल का उल्लंघन करने की क्षमता है, उदाहरण के लिए, प्रत्यक्ष रिपोर्टिंग संबंध जो पक्षपात का कारण बन सकता है, तो प्रबंधन को उसी के बारे में सूचित रखने का सुझाव दिया जाता है।

इसके अलावा, यदि आप किसी सहकर्मी के साथ सहमति से संबंध रखते हैं, और उन्होंने आपको रिश्ते के दायरे में परेशान किया है, तो आईसी मामले की जांच के लिए खोला जा सकता है, यदि यह उनके अधिकार क्षेत्र में है, क्योंकि यह शामिल लोगों काम करने के वातावरण को प्रभावित कर सकता है।

17. अगर टीम के साथ अनौपचारिक सभा में मुझे परेशान किया गया, तो क्या मैं आईसी को शिकायत दर्ज करा पाऊंगा?

एक कार्यस्थल में रोजगार के दौरान या काम के दौरान कर्मचारी द्वारा दौरा किया गया कोई भी स्थान शामिल होता है, जिसमें नियोक्ता द्वारा रोजगार के स्थान से आने-जाने के उद्देश्य से प्रदान किया गया परिवहन भी शामिल है।

हालांकि, एक अनौपचारिक निजी सभा की स्थिति में, जहां कार्यस्थल द्वारा कोई औपचारिक निमंत्रण नहीं दिया गया है, इसे कार्यस्थल के रूप में नहीं माना जाएगा।

यदि इस तरह की अनौपचारिक सभा में आपको परेशान किया गया है, तो आईसी मामले की जांच के लिए खुला हो सकता है यदि घटना शामिल लोगों के काम के माहौल के स्वास्थ्य को प्रभावित कर सकती है।

18. शिकायत के लिए जांच प्रक्रिया कैसी दिखती है?

19. POSH अधिनियम के तहत प्रक्रिया कैसी दिखती है?

नोट: यह दस्तावेज़ सिविक स्टूडियोज द्वारा __________ पर अपनाई गई यौन उत्पीड़न विरोधी नीति से जानकारी प्राप्त करता है। कृपया ध्यान दें कि यह सिर्फ एक मार्गदर्शन देनेवाला दस्तावेज है और मूल नीति का प्रतिस्थापन नहीं है। यदि आप पॉलिसी के प्रावधानों तक पहुंच बनाना चाहते हैं, तो कृपया पॉलिसी https://civicstudios.com/posh-policy/ के टेक्स्ट को विस्तार से देखें। यदि इस मार्गदर्शन दस्तावेज़ और नीति के बीच कोई विसंगति है, तो कृपया ध्यान दें कि नीति मान्य होगी।